À quoi sert un cahier des charges
Le cahier des charges est le document qui décrit ce que vous attendez de votre futur site : ses objectifs, son contenu, ses fonctionnalités, ses contraintes. Il sert trois objectifs :
- Clarifier votre propre besoin. L’exercice d’écriture oblige à trancher des questions qu’on n’avait pas posées.
- Obtenir des devis comparables. Quand trois prestataires répondent au même document, leurs prix deviennent comparables.
- Servir de référence pendant le projet. En cas de désaccord, on revient au document.
Pour une TPE ou une PME, le cahier des charges n’a pas besoin d’être un document de 40 pages rédigé dans un jargon technique. Cinq à dix pages claires valent bien mieux. Et si vous ne savez pas tout, c’est normal : un bon prestataire vous aide à compléter les zones floues lors du premier échange.
La trame en 10 rubriques
1. Présentation de l’entreprise
Activité, ancienneté, taille, zone géographique, clients types, ce qui vous différencie. Quelques paragraphes suffisent. Le prestataire doit comprendre à qui il parle.
2. Contexte du projet
Avez-vous déjà un site ? Pourquoi le changer, ou pourquoi en créer un maintenant ? Qu’est-ce qui ne fonctionne pas aujourd’hui ? Joignez les statistiques disponibles (Search Console, Analytics) si vous en avez.
3. Objectifs
Le plus important. Que doit produire le site ? Des demandes de devis, des appels, des réservations, des ventes, du recrutement, de la crédibilité auprès de partenaires ? Si possible, chiffrez : « passer de 2 à 10 demandes par mois via le site ».
4. Cibles
Qui sont vos visiteurs ? Particuliers, professionnels, quelle zone, quel niveau de connaissance du sujet, sur quel appareil ? Quelles questions se posent-ils avant de vous contacter ?
5. Arborescence et contenus
La liste des pages envisagées : accueil, une page par service, à propos, réalisations, contact, pages locales, blog ou guides. Pour chaque page, qui fournit le contenu : vous, le prestataire, ou les deux ? Les photos existent-elles ?
6. Fonctionnalités
Formulaire de contact, prise de rendez-vous, devis en ligne, paiement, espace client, multilingue, connexion à votre CRM ou à vos outils, chat, newsletter. Distinguez l’indispensable du souhaitable.
7. Design et identité
Logo et charte existants, couleurs, sites que vous aimez (et pourquoi), sites que vous n’aimez pas, ton souhaité (sobre, chaleureux, premium, technique).
8. Référencement
Mots-clés et recherches visés, villes ciblées, concurrents qui apparaissent aujourd’hui sur Google, fiche Google Business existante. Si vous avez un ancien site, mentionnez la nécessité de conserver le référencement.
9. Contraintes techniques et administratives
Nom de domaine existant, hébergement, emails professionnels, outils à connecter, contraintes RGPD particulières, accessibilité, besoin de modifier vous-même le contenu.
10. Budget, délais et suite
Une fourchette de budget, une date souhaitée de mise en ligne, et vos attentes après la livraison (maintenance, évolutions, accompagnement SEO). Donner une fourchette n’est pas une faiblesse : cela permet au prestataire de proposer la meilleure solution dans votre enveloppe.
Exemple : le cahier des charges d’un cabinet de kinésithérapie
Pour illustrer, voici une version résumée d’un cahier des charges réaliste.
Entreprise : cabinet de trois kinésithérapeutes en centre-ville, spécialisé en rééducation du sport et post-opératoire. Patientèle locale, beaucoup de sportifs.
Contexte : le site actuel date de plusieurs années, n’est pas adapté au mobile, et les patients appellent sans cesse pour des informations disponibles en ligne. Les secrétariats sont saturés.
Objectifs : réduire les appels d’information, orienter vers la prise de rendez-vous en ligne existante, apparaître sur « kiné du sport + ville ».
Cibles : patients de la ville et des communes voisines, souvent sur mobile, sportifs amateurs, personnes adressées par un chirurgien.
Pages : accueil, une page par spécialité (sport, post-opératoire, dos, respiratoire), équipe, informations pratiques (accès, parking, tarifs, documents à apporter), FAQ, contact.
Fonctionnalités : bouton de prise de rendez-vous vers la plateforme existante sur toutes les pages, numéro cliquable, plan d’accès.
Référencement : spécialités + ville, communes voisines, fiche Google à relier.
Contraintes : respect des règles déontologiques de la profession sur la communication, aucune donnée de santé collectée via le site.
Budget et délai : fourchette indicative, mise en ligne souhaitée avant la rentrée.
Une page et demie, et n’importe quel prestataire sérieux peut chiffrer précisément.
Spécificités pour une application ou un logiciel
Si votre projet dépasse le site vitrine (espace client, outil de gestion, CRM, plateforme), ajoutez trois rubriques :
Les utilisateurs et leurs droits
Qui utilisera l’outil (administrateur, salariés, clients, partenaires) et que doit pouvoir faire chacun ? Un tableau rôles × actions est très parlant.
Les parcours principaux
Décrivez en quelques étapes les situations clés : « un client fait une demande de devis », « un technicien remplit son rapport d’intervention », « la comptable exporte les factures du mois ». Pas besoin de schémas complexes : des phrases suffisent.
Les données et les intégrations
Quelles données l’outil manipule, d’où elles viennent (import depuis un tableur, saisie, API), vers quels outils elles doivent partir (comptabilité, agenda, emailing). C’est souvent là que se cachent les difficultés techniques.
Pour ce type de projet, je recommande de prioriser : une première version avec les fonctions essentielles, puis des évolutions. Indiquez clairement dans le cahier des charges ce qui fait partie de la première version. Voir la page logiciel sur mesure.
Bien formuler les objectifs : la rubrique qui change tout
La rubrique objectifs est souvent bâclée, alors que c’est elle qui oriente toutes les décisions du prestataire. Comparez :
| Objectif flou | Objectif utile |
|---|---|
| Avoir un site moderne | Recevoir au moins dix demandes de devis par mois via le site d’ici six mois |
| Être visible sur Google | Apparaître en première page sur « menuisier + ville » et « pose de fenêtres + ville » |
| Améliorer notre image | Que les prospects B2B trouvent nos références et nos certifications en moins de deux clics |
| Gagner du temps | Réduire de moitié les appels qui demandent des informations pratiques |
| Vendre en ligne | Permettre la réservation et le paiement d’un atelier sans échange téléphonique |
Un objectif utile oriente le contenu (quelles pages, quels textes), les fonctionnalités (formulaire, réservation, paiement) et la mesure du succès. Il permet aussi au prestataire de vous dire franchement si votre budget est cohérent avec votre ambition.
Ajoutez si possible deux ou trois indicateurs que vous suivrez après la mise en ligne : nombre de demandes, appels, réservations, positions sur quelques recherches clés. Ce sont eux qui diront, dans six mois, si l’investissement a porté ses fruits.
Préparer les contenus en parallèle
Le contenu est la première cause de retard des projets web. Pendant que le prestataire travaille sur la structure et le design, préparez :
- Les textes de référence : plaquette commerciale, anciens devis, présentations, emails types. Même imparfaits, ils servent de matière première à la rédaction.
- Les photos : locaux, équipe, réalisations, produits. Des photos réelles, même prises au smartphone avec soin, valent mieux que des images génériques.
- Les preuves : avis clients, références, certifications, chiffres clés, logos de clients (avec leur accord).
- Les questions fréquentes : notez pendant deux semaines toutes les questions que posent vos clients au téléphone. C’est la meilleure source pour la FAQ et pour le référencement.
- Les informations légales : raison sociale, SIRET, adresse du siège, hébergeur, responsable de publication.
Les erreurs à éviter
- Décrire des solutions au lieu de besoins. « Je veux un carrousel en page d’accueil » est une solution. « Je veux montrer nos réalisations rapidement » est un besoin, et il existe peut-être une meilleure réponse.
- Tout mettre au même niveau. Sans distinction entre indispensable et souhaitable, les devis gonflent.
- Oublier le contenu. Qui écrit les textes ? Qui fournit les photos ? C’est la première cause de retard.
- Oublier l’après. Maintenance, hébergement, évolutions, formation : à préciser dès le départ.
- Copier un modèle générique de 40 pages téléchargé sur Internet. Le prestataire ne saura pas ce qui compte vraiment pour vous.
- Cacher le budget. Sans indication, les propositions vont du simple au décuple et sont incomparables.
- Figer tous les détails. Un cahier des charges est un point de départ, qui s’affine avec le prestataire.
Consulter les prestataires
Avec votre cahier des charges en main :
- contactez trois prestataires maximum, de profils comparables ;
- envoyez le même document à chacun ;
- demandez un échange de 30 minutes pour qu’ils posent leurs questions, c’est un excellent révélateur de leur sérieux ;
- demandez des devis détaillés par poste, avec ce qui est inclus et exclu ;
- demandez des exemples de sites en ligne, et testez-les sur votre téléphone ;
- comparez au-delà du prix : méthode, interlocuteur, délais, propriété, maintenance.
Le guide combien coûte un site internet détaille comment lire et comparer les devis.
Et si vous n’avez pas le temps d’en rédiger un ?
C’est fréquent, et ce n’est pas un problème. Beaucoup de prestataires, dont moi, construisent le cahier des charges avec vous à partir d’un échange. En 30 à 60 minutes de questions bien posées, on couvre l’essentiel des dix rubriques. Je vous envoie ensuite un document de cadrage court, avec le périmètre, le prix et le calendrier, que vous validez avant de démarrer. Le résultat est le même : un projet clair pour les deux parties.
Checklist finale avant envoi
- Les objectifs sont-ils formulés en résultats concrets ?
- La liste des pages est-elle complète, avec qui fournit le contenu ?
- Les fonctionnalités sont-elles classées en indispensables et souhaitables ?
- Les outils à connecter sont-ils listés ?
- Les contraintes (nom de domaine, hébergement, RGPD, accessibilité) sont-elles mentionnées ?
- Une fourchette de budget et une date cible sont-elles indiquées ?
- Les attentes après la livraison sont-elles précisées ?
- Le document tient-il en moins de dix pages ?